« Le temps est trop lent pour ceux qui attendent, trop rapide pour ceux qui craignent, trop long pour ceux qui pleurent, trop court pour ceux qui se réjouissent, mais pour ceux qui aiment, le temps est éternel » … Cette célèbre phrase d’Henry Van Dyke illustre le rapport nécessairement personnel que nous entretenons au temps.
Personne ne peut maîtriser le temps.
Le temps passe, il s’écoule à un rythme immuable.
Seule la façon dont il est employé conditionne votre relation aux secondes qui s’égrènent inexorablement.
Selon une étude réalisée par le magazine Management, en partenariat avec l’institut Yougov, 75% des managers déclarent manquer de temps. Manque d’effectifs, charge de travail trop lourde, objectifs démesurés par rapport au temps octroyé… La sensation de courir après le temps, d’être happé par l’inflexible sablier du quotidien, ajoute à votre charge mentale.
En tant que manager, vous êtes le garant de la déclinaison opérationnelle de la stratégie de l’entreprise. Votre mission consiste à décomposer les objectifs qui vous sont fixés en éléments quantifiables et mesurables… dans le temps !
Le temps est au cœur de la pratique managériale parce qu’il vous incombe, en tant que manager, de transcrire la vision des dirigeants de l’entreprise en une feuille de route intégrant toutes les étapes intermédiaires jusqu’à l’atteinte de l’objectif ultime.
Maîtriser la boussole du temps
Sénèque, le philosophe et dramaturge romain écrivait en son temps : « Il n’y pas de vents favorables pour celui qui ne sait où il va… ». La prérogative essentielle du manager consiste à mettre en perspective les objectifs qui lui sont confiés avec les compétences dont il dispose dans son équipe et ses propres compétences. Votre capacité à gérer le temps est intrinsèquement liée à votre capacité à identifier les « key results ». Les résultats clés intermédiaires qui guident votre action vers l’objectif final, sont ceux qui permettent de définir, mais surtout de garder le bon tempo.
Préparer, anticiper, prévoir… Parce qu’aucun plan ne se déroule jamais véritablement comme prévu, le pire qui puisse vous arriver, c’est de vous accrocher à une feuille de route rigide et figée. La bonne gestion du temps, c’est d’abord l’adaptabilité dont vous saurez faire preuve. Ce qui prime avant tout, c’est l’objectif final, celui qui s’entend au long terme. Il définit le cap. Votre boussole, ce sont toutes les étapes intermédiaires qui vous guident vers la destination finale.
Si celle-ci est invariable, les étapes quant à elles, peuvent évoluer dans le temps. C’est dans la gestion et le pilotage de ces incessants ajustements que s’exprime votre talent de manager.
Comment ? En arbitrant. En révisant constamment l’échelle du temps et des priorités pour tendre vers l’objectif final. Zoomer et dézoomer en permanence pour vous adapter aux évènements pour réconcilier le temps court et le temps long.
Cela suppose un effort de communication constant avec les équipes bien sûr, mais aussi avec les dirigeants, pour créer les conditions de l’indispensable agilité intellectuelle et organisationnelle propre à la gestion du temps !
Le temps : une histoire de petits… et de gros cailloux
Pour bien gérer le temps, pensez aux petits et aux gros cailloux. Imaginez un bocal vide que vous devez remplir avec des cailloux de différentes tailles. Les gros cailloux symbolisent les tâches importantes et prioritaires, tandis que les petits cailloux représentent les tâches moins urgentes ou moins significatives.
Pour être efficace et laisser de la place en permanence à cette kyrielle de tâches secondaires qui ne manqueront pas de venir perturber votre quotidien, commencez par accomplir les tâches importantes (les gros cailloux), vous pourrez ensuite remplir votre emploi du temps avec les tâches moins urgentes (les petits cailloux). Si vous inversez l’ordre, en vous concentrant d’abord sur les tâches moins importantes, il sera plus difficile de trouver du temps pour les tâches essentielles. Enfin, parce que la vie d’un manager est faite de constants rebondissements, il restera toujours quelques interstices entre les petits et les gros cailloux, que vous pourrez comblez avec le sable des urgences imprévues …
Mais prudence. Connaissez-vous votre pire ennemi en matière de gestion des horloges ? C’est votre bienveillance. En tant que manager, vous êtes au centre de toutes les sollicitations. Vous êtes un phare et un repère. Parce que tous les regards et toutes les attentes finissent toujours par converger vers vous, vous risquez de vous noyer. La menace de la dispersion de votre énergie plane en permanence si vous cherchez à être trop disponible et trop à l’écoute des uns et des autres.
La clé : vous préserver des temps d’indisponibilité. Quelques minutes chaque jour que vous consacrez à ces tâches qui nécessitent toute votre attention. Personne ne vous connaît mieux que vous-même. Personne ne sait mieux que vous identifier ces plages de la journée où vous êtes au sommet de votre concentration et de votre efficacité. Lorsque vous positionnez les gros et les petits cailloux dans votre bocal, veillez à les placer en fonction de votre optimal. Ainsi, vous serez encore plus efficace !
Bien gérer le temps, c’est d’abord bien se gérer soi-même. Rester en phase avec ce que l’on est, avec ce biorythme que l’on ne maîtrise pas mais qui conditionne notre capacité à délivrer le meilleur de nous-mêmes.
Bien se connaître, bien connaître ses équipes, respecter le rythme de chacun pour que chaque collaborateur puisse révéler le meilleur de lui-même, accepter de repenser sans cesse la feuille de route pour engager une optimisation continue des process…
Une belle synthèse des axes People, Project, Planet, les trois valeurs cardinales constituent le cœur de la démarche d’Actinuum !
