La gestion de projet est un domaine qui demande beaucoup d’organisation et de précision. En effet, la réalisation d’un projet implique de nombreux acteurs, à différents niveaux et pour diverses tâches. Pour faciliter l’organisation entre tous ces acteurs, certains outils sont bien utiles.
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La matrice RACI
La matrice RACI est un des outils qui permet de pouvoir s’organiser en groupe de manière la plus claire possible.
4 entités constituent l’acronyme RACI :
- Responsible (réalisateur)
- Accountable (responsable)
- Consulted (consultés)
- Informed (informés)
Cette matrice permet de répondre à la question “qui fait quoi ?” Cela permet à tous les acteurs du projet, de connaître leurs rôles mais aussi le niveau d’implication des autres.
Elle est construite de manière à perdre le moins de temps possible, elle permet d’éviter les doublons, ou les trous de responsabilité.
Son utilisation est simple. À la verticale, toutes les missions sont listées. À l’horizontale, toutes les personnes (ou les services) qui interviennent dans le projet sont mentionnés.
Une des 4 lettres (R,A,C ou I) définit le niveau d’implication requis.
Les Réalisateurs sont les responsables de l’exécution du projet, sans eux il n’y a pas de réalisation des tâches, ce sont les personnes directives du projet. C’est pour cela que la matrice RACI s’appuie essentiellement sur cette entité.
Les Responsables (A) sont chargés de valider les tâches et d’en prendre la direction. Ce sont les Réalisateurs qui identifient les tâches, une fois qu’elles sont clairement identifiées, les Responsable en prennent la charge et s’en occupent. Il n’y a forcément que un 1 par mission.
Lors d’un projet, certaines personnes doivent seulement être consultées, ce sont les “Consulted”. Ces personnes peuvent être appelées si jamais il y a besoin, ou pour une validation.
En somme, la dernière entité, ce sont les Informés, ces derniers s’occupent de l’avancement du projet. Comme leur nom l’indique, elles sont informées de ce qui se passe, sans nécessairement intervenir.
Voici à quoi ressemble une matrice RACI :
La Matrice RACI
Indice de lecture :
Dans l’activité 1, Pierre est Responsable (A), Christine et Jacques sont Réalisateurs (R).
2. Work Breakdown Structure (WBS)
Un deuxième outil apprécié en gestion de projet est le Work Breakdown Structure (WBS). En effet, cet outil repose également sur la précision et la clarté des missions et rôles de chacun. En effet, cet outil consiste à identifier les grands axes à suivre pour la réalisation de projet, et à le découper en plusieurs missions/ tâches. Le principe consiste à diviser chaque tâche le plus possible pour obtenir à la fin la matrice la plus précise possible.
Le principal avantage du WBS est de simplifier les projets en les réduisant en parties plus facilement appréhendables par l’équipe et autres parties prenantes. Il facilite l’organisation en permettant d’attribuer un budget, des rôles et des responsabilités pour chaque branche.
Les bénéfices de la technique WBS
Les avantages d’utiliser cette technique sont nombreux ;
- Meilleure planification : elle permet de mieux estimer la durée nécessaire pour la réalisation de chaque tâche et donc de la réalisation du projet complet. Cela permet également de ne rien oublier dans les étapes à suivre, tout étant écrit dans les moindres détails.
- Maîtrise du suivi : l’un des grands avantages est également de pouvoir attribuer chaque tâche à une personne. Meilleure communication : avec cet outil, la communication est également plus fluide. Les échanges entre les différents services sont plus clairs et transparents. De plus, il y a moins de risques d’incident : tout étant prévu, il y a moins de chance d’avoir des imprévus.
Il est tout à fait possible de combiner ces deux outils pour avoir une précision et une visibilité optimale sur les missions de chacun
