Les étapes clés d’un projet

La gestion de projet regroupe l’ensemble des outils, techniques et méthodes nécessaires pour mener à bien le projet. Ils permettent au chef de projet et son équipe de conduire, de coordonner et d’harmoniser les diverses tâches exécutées en réponse aux besoins initiaux (explicites et implicites). De premier abord, gérer un projet peut paraître intuitif. Certains disent que « c’est du bon sens ». En réalité, la gestion d’un projet est très technique avec des modes opératoires bien définis. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les étapes clés d’un projet.

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un projet ? 

“Un projet est une initiative temporaire entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique” Project Management Institute, A guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – 6ème Edition, Project Management Institute, Inc., 2017

Après analyse, un projet peut être entrepris à la suite de l’identification d’un besoin. Pour l’entreprise, le projet peut être au service du développement commercial, de la création produit / service ou de l’amélioration continue. Il est important de gérer chacune des étapes et leurs parties prenantes (Client, MOA, AMOA, MOE, AMOE, …). Nous avons identifié 4 étapes clés d’un projet. 

Les étapes clés d’un projet

1. Le cadrage 

Cette première étape s’effectue en amont du projet. Son rôle, comme son nom l’indique, est de définir le cadre du projet. C’est-à -dire qu’on va déterminer l’enjeu, les objectifs et le contexte. Il faut également prendre en compte les contraintes telles que le délai et le budget : c’est à partir de ces contraintes qu’on va pouvoir commencer à établir un plan d’action et définir les directives à prendre.  Cette étape est primordiale car c’est à partir d’elle que toutes les suivantes vont découler. Cela permet de rendre la suite du projet beaucoup plus fluide et clair pour toute l’équipe.

Durant l’étape de cadrage, il est également important d’étudier la viabilité du projet, savoir quelles sont ses valeurs ajoutées par rapport à ce qui est déjà présent sur le marché. Pour cela on va creuser pour vraiment comprendre les besoins et attentes du client, et ensuite les aligner avec la stratégie de l’entreprise. Il est possible d’aborder dès cette étape les moyens qui seront nécessaires à la réalisation du projet. Il est important que toutes les parties prenantes (lien) soient présentes lors du cadrage pour s’assurer que tout le monde ait le même fil conducteur. 

Cette étape se conclut par la rédaction d’une note de cadrage. Ce document permet de poser “officiellement” toutes les bases du projet et sera le référentiel pour toute l’équipe impliquée dans la réalisation. Cette note de cadrage synthétise tout ce qui à été décidé et abordé durant le cadrage ; le délai, le budget, le contexte, et les moyens à mettre en œuvre. Il peut également y avoir les possibles risques qui pourront être rencontrés durant la réalisation.  

  2. Planification 

Cette seconde étape est dans la continuité de la première. Il s’agit ici d’identifier toutes les tâches à effectuer et les hiérarchiser. Ainsi, l’organisation sera plus simple et plus claire pour toute l’équipe. Une fois hiérarchisées, il faut également définir leurs durées et les échéances. Le but à l’issue de cette étape, est d’avoir un calendrier. Celui-ci regroupera chaque tâche, avec leurs durées et les personnes concernées pour chacune d’elles. 

Pour faciliter ce processus, on peut diviser en 5 sous parties : 

• Définir clairement chaque tâche du projet

Une tâche peut être divisée en sous tâche, pour s’y retrouver vous pouvez des outils tels que WBS (lien) pour rendre cette organisation plus claire 

• Définir la durée de chaque tâche (et sous tâche)

Il faut estimer la durée et les efforts nécessaires pour chaque tâche, afin d’avoir un calendrier précis et éviter les imprévus.

Pour cette tâche, chaque partie doit être impliquée et doit donner la durée pour sa tâche. (Par exemple un chef de projet ne peut pas estimer la durée d’une tâche qui concerne un architecte)

• Ordonner les tâches

Après avoir estimé la durée de chaque tâche, il faut maintenant les classer selon l’ordre chronologique. Dans votre gestion de projet, il faut savoir quelle tâche arrive en premier, si certaines peuvent être réalisées en parallèle etc. 

• Attribuer les tâches

Une fois que chaque tâche est ordonnée et qu’on a estimé le temps qu’elle représente, il faut ensuite pouvoir les attribuer. Ainsi, à la fin de cette étape on saura qui fait quoi, quand, et pendant combien de temps. Cela peut concerner des personnes internes à l’entreprise, des prestataires externes, des fournisseurs etc.

• Calendrier

Normalement, à cet avancement, tout est prêt pour que le calendrier puisse être rédigé, il permet de mettre sur papier tout ce qui a été abordé en amont : qui intervient, quand, pour quelle tâche, pendant combien de temps, les tâches à réaliser en parallèle etc.

Cependant, le calendrier n’est pas fixe, il peut y avoir des modifications. Mais il est important de maintenir une transparence avec toute l’équipe, que tout le monde soit tenu au courant de ces changements. pour faire des ajustements, sinon le risque est que toute la gestion de projet se déséquilibre.

3. Exécution et suivi 

Durant cette étape : on passe à l’action. Il faut suivre le plan et l’exécuter. Un suivi de performance est de rigueur ; il faut s’assurer que chaque étape de production se déroule correctement et remplit les attentes. 

Au cours de cette étape, la communication entre les différents acteurs du projet est indispensable. Cela permet d’éviter les quiproquos et malentendus. Dans le cas contraire, il est probable que tôt ou tard un problème apparaisse et fasse rallonger la période de production du projet. Ce qui pourrait éventuellement poser problème au client. Pour éviter tout cela, il suffit de communiquer afin d’identifier les problèmes beaucoup plus rapidement et les régler dans la foulée. Le chef de projet prend souvent en charge la communication entre les différents acteurs.

De plus, si les risques ont été anticipés dans l’étape précédente, il est plus facile d’en réduire la probabilité et l’impact. De plus, il faut s’assurer de la qualité, et donc procéder à une analyse qualité. Celle-ci va permettre de détecter si tout fonctionne comme prévu, et si toutes les demandes et besoins évoqués par le client sont satisfaits.
Les livrables du projet et le calendrier mis à jour matérialisent la fin de cette étape.

Le chef de projet prend souvent en charge la communication entre les différents acteurs.

4. Clôture

Le nom de cette étape étant assez transparent, on parle ici de la fin du projet.
La livraison et le transfert final du projet au donneur d’ordre (client ou sponsor) clôture cette étape.
Par la clôture des contrats avec les fournisseurs. Ensuite, il y a la conduite du changement et le service d’assistance. En dernier lieu, le bilan financier et rapport de performance, puis le retour d’expérience. Ce dernier permet de savoir si le donneur d’ordre est satisfait du produit livré, par rapport à ses critères, et à sa demande. En suivant toutes ces étapes, votre gestion de projet devrait être claire et fluide pour toute votre équipe !