Je rencontre tout type d’entreprises à travers les animations de formation que ce soit du face à face pédagogique ou lors d’interventions RH sur mesure. J’entends, j’observe des tendances de fond des mouvements s’opérant dans les organisations de la part des acteurs eux-mêmes. Etant régulièrement au contact des équipes RH / Formation, je m’aperçois que leur rôle est crucial dans ce processus de transformation.
Les organisations de type PME STARTUP sont très intéressantes à observer en tant que modèle en perpétuelle évolution à travers le capital humain que je côtoie. Elles s’inventent, en effet, constamment au fil de leurs rapides évolutions et des exigences de leurs clients. Existe-t-il véritablement un modèle de ce type d’organisation ? Des traits de modèle d’organisation peuvent ils permettre de déterminer une culture managériale ? Certaines clés communes de réussite semblent elles émerger ? Quel est le nouveau rôle des équipes Learning & Development (RH / Formation) ? C’est le propos de cet article.
4 clés pour transformer votre entreprise en organisation apprenante. Révolutionnez le savoir interne en capitalisant sur vos experts référents internes.
- Introduction
- Clé 1 : Capitaliser sur le savoir dont vous disposez déjà en interne
- Clé 2 : Placer vos salariés / apprenants en situation d’apprentissage actif.
- Clé 3 : Développer les compétences de vos employés grâce à un catalogue continuellement mis à jour et enrichi.
- Clé 4 : Diffuser cette nouvelle approche de la formation dans toutes les strates de votre organisation.
- Conclusion
Introduction à l’organisation apprenante
Tout le monde chez Tesla devrait pouvoir se parler directement, sans contrainte hiérarchique, en fonction de ce que les gens pensent être la manière la plus rapide de résoudre un problème, et ce pour le bénéfice de toute l’entreprise. Nous ne pouvons pas rivaliser avec les grands constructeurs automobiles en taille, nous devons donc le faire grâce à notre intelligence et notre agilité. Elon Musk, CEO de Tesla.
Commencer un article sur la formation des équipes en entreprise par une citation d’Elon Musk sur l’agilité, cela vous paraît prétentieux ? Que l’on adhère ou non avec le reste de ses opinions, ce qu’Elon Musk décrit ici concerne beaucoup d’entreprises, puisqu’il pose avant tout la nécessité d’adopter un nouveau modèle organisationnel, basé sur l’agilité et l’intelligence, crucial dans un monde de plus en plus caractérisé par l’impératif de se transformer – et de se transformer vite.
Comprendre comment s’adapter dans ce cadre changeant est clé pour la survie des entreprises, et c’est ici que la formation doit venir jouer tout son rôle. L’enjeu : être capable d’apprendre plus vite que ses compétiteurs, pour continuer à les devancer sur le marché. C’est la priorité chez Tesla, cela devrait également être la priorité des PDG & des responsables RH / Formation dans toutes les entreprises. Comment garantir que la rapidité d’apprentissage en interne égale – voire dépasse, la rapidité du changement auquel nous sommes confrontés ? Voilà la raison d’être de l’organisation apprenante. Et les PDG les plus médiatisés s’en font le porte-parole, comme Jack Welch, ancien CEO de General Electric, qui déclarait il y a déjà vingt ans que “ la capacité d’une organisation à apprendre, et à transformer rapidement cet apprentissage en action, représente l’ultime avantage compétitif ” sur le marché. Cela n’a jamais été aussi vrai. Dans l’organisation apprenante, tous les collaborateurs s’enrichissent mutuellement en se formant sur leurs expertises respectives, et apprennent les uns des autres. Ceci repose sur un système de partage des connaissances permettant la croissance homogène de l’entreprise : si chaque service partage ses fondamentaux et sa vision, les collaborateurs peuvent alors travailler dans le même sens et contribuer à l’intérêt commun ; si la connaissance n’est plus détenue par un groupe restreint de collaborateurs, cela permet de créer une organisation résiliente pour affronter les défis de demain. Dans ce nouveau modèle organisationnel, le rôle des équipes RH / Formation est pivot : il s’agit en effet de la force motrice qui va impulser la transformation, et mettre en place un système d’outils et de méthodes pour structurer ce partage du savoir et capitaliser les connaissances diffusées. Problème : les responsables RH / Formation ont aujourd’hui trop peu d’influence sur les décisions stratégiques prises au sein des entreprises. Les raisons en sont nombreuses : manque d’engagement, problème d’impact concret et mesurable sur le business, lenteur du retour sur investissement dans les temps de formation, et budgets en berne… Comment transformer la culture d’apprentissage en interne ? En s’appuyant sur les ressources internes que sont vos référents experts, team leaders selon le wording consacré ! Développer le knowledge management ! Valoriser le rôle de formateur occasionnel interne, ou de tuteur ! Développer le transfert de connaissances ! Redécouvrir l’héritage du compagnonnage !
Clé 1 : CAPITALISER SUR LE SAVOIR DONT VOUS DISPOSEZ DÉJÀ EN INTERNE
La capacité à apprendre du passé et à adapter son comportement en conséquence est la clé de l’évolution biologique ; pourquoi ne serait-ce pas le cas pour les organisations, qui sont aussi des systèmes organiques ? Mais comment y arriver au sein des entreprises ? Notre conviction : il faut s’appuyer sur les experts dont vous disposez déjà en interne, et leur offrir une scène pour s’exprimer.
Pourquoi ? VOTRE ENTREPRISE EST UNE MINE D’OR ! APPRENEZ À L’EXPLOITER
La plupart des entreprises disposent d’années, voire de décennies, d’expérience pratique. Dans chaque équipe, grandes sont les chances pour qu’un savoir informel se soit constitué au fil du temps sur la meilleure manière de mener à bien telle ou telle activité. Cet héritage est clé : c’est ce qui fait la richesse et le capital de l’organisation. Pour devenir une organisation apprenante, la première étape est déjà de capitaliser sur ce savoir existant. L’enjeu ? Mettre en place un véritable process de transfert de connaissances, intergénérationnel, opérationnel et concret, où les experts en interne pourront partager leur savoir avec le reste de l’organisation. Car dans chaque entreprise, il y a des experts, des visionnaires, qui rêvent d’avoir un impact sur l’organisation – mais n’ont souvent pas les moyens d’y arriver. L’enjeu est de leur offrir enfin une scène, un rôle, des espaces où ils pourront enfin transformer, à leur échelle, l’entreprise au quotidien…et pour certains retrouver du sens au travail.
Comment ? DÉCENTRALISEZ LA CRÉATION DE COURS EN VOUS APPUYANT SUR VOS EXPERTS INTERNES
La clé ici est justement de s’appuyer sur ces experts pour construire votre stratégie de formation. La première étape est tout simplement d’identifier ces leaders en interne, et de leur donner les outils pour documenter et partager leur savoir. Le fait de focaliser sa stratégie de formation sur des contenus directement liés au business contribue à enrichir le système de knowledge management interne nourris par les experts opérationnels. Au-delà, en filigrane, c’est aussi l’émergence d’un nouveau rapport au savoir qui se dessine en interne : il jette les bases d’une nouvelle culture de l’innovation.
Clé 2 : PLACER VOS APPRENANTS EN SITUATION D’APPRENTISSAGE ACTIF
Deuxième caractéristique clé de l’organisation apprenante : la culture de l’apprentissage, actif et collaboratif. Ici, elle se caractérise par sa dimension sociale, voire communautaire : j’apprends avec les autres, à partir des autres, et j’applique ce savoir à l’opérationnel et dans mes relations de travail quotidiennes. C’est un nouveau paradigme culturel pour les entreprises, et pour l’implémenter, pas de secret : il faut de la méthode.
Pourquoi ? DEVENIR UNE ORGANISATION APPRENANTE IMPLIQUE DE CRÉER DE L’ÉMULATION AUTOUR DU SAVOIR EN INTERNE
Les neuro – sciences mettent en évidence l’intérêt de placer l’apprenant dans une posture d’apprentissage active. Dans la formation digitale, les mécaniques d’engagement sociales permettent dans certains cas et pour certains styles d’apprentissages à des apprenants d’interagir entre eux et avec les formateurs, au cœur d’une formation. Conséquence directe : la rétention du savoir explose, et une vraie dynamique d’apprentissage collaboratif se met en place. Là est tout l’enjeu : transformer les salariés en nouveau public avide d’apprendre et de partager ses connaissances avec les autres.
Comment ? CONNECTEZ LES EXPERTS AUX APPRENANTS EN TRANSFORMANT LES COURS EUX-MÊMES EN EXPÉRIENCE SOCIALE
Le problème des équipes RH/F ? Le E-Learning n’offre pas aujourd’hui une expérience sociale convaincante. Or le manque d’engagement place les apprenants dans une situation d’apprentissage passif, ce qui génère évidemment des résultats d’apprentissage insuffisants, et ne répond d’ailleurs ni aux attentes des apprenants, ni à celles des organisations, ni à celles des formateurs. Créez des moments de convivialité apprenante ! Permettre aux formateurs et aux experts de récupérer très rapidement du feedback sur la qualité de leurs formations, et leur permettre de l’optimiser si besoin. Il y a les after works, développez les learning times autour des tips ! Il y a le chief happiness officer, touvez vos skills developers !
En accroissant l’engagement dû à ces moments mêlant convivialité et temps de transferts de connaissances, de savoirs faire ou de tips, c’est également l’impact de la formation sur les performances de l’entreprise que vous améliorez – ainsi que vos propres KPI. Autre impact majeur : la rétention du savoir s’améliore grandement, grâce aux multiples situations d’apprentissage actif proposées aux apprenants. Mieux formés, ceux-ci peuvent désormais améliorer leurs performances de manière continue en acquérant de nouvelles compétences utiles au quotidien, ce qui leur permet également de progresser dans leur plan de carrière et dans le pilotage de la GPEC. Effet collatéral possible : vos séniors papy boomers peuvent jouer encore un rôle majeur dans l’organisation en s’adonnant au transfert de connaissances et en enrichissant le capital humain de l’entreprise. Ils peuvent retrouver du sens et de l’engagement pour les derniers mois de bons et loyaux services, et pourquoi pas un rôle de consultant dans l’après salariat, pour ceux qui ont du mal encore à se projeter dans la retraite !
VERS L’ORGANISATION APPRENANTE PREMIERS PAS VERS UNE CULTURE DE L’APPRENTISSAGE EN CONTINU
Au niveau organisationnel, avec ce type de méthodologie d’apprentissage, c’est un nouveau rapport au savoir qui s’esquisse. Les salariés, désormais incités à développer leurs apprentissages en binômes, en atelier sous groupe, ou à s’auto-former en continu, voient immédiatement les bénéfices opérationnels de la formation. Au-delà, c’est aussi un rapport social à la transmission de connaissances qui émerge : les savoirs circulent,et relient les équipes entre elles, autorisant la naissance de véritables communautés apprenantes à l’intérieur de l’organisation (social learning community).
Clé 3 : DÉVELOPPER LES COMPÉTENCES DE VOTRE CAPITAL HUMAIN GRÂCE À UNE SOCIAL LEARNING COMMUNITY CONTINUELLEMENT ENRICHIE
Nous avons vu l’impact de la décentralisation de la création de formations grâce aux experts, ainsi que celui des mécaniques sociales et communautaires. Mais comment garantir la pertinence de votre offre de contenus, pour développer les compétences de vos collaborateurs en continu ?
Pourquoi ? DES FORMATIONS DE QUALITÉ = UNE COMPLÉTION QUI EXPLOSE ET UNE MEILLEURE RÉTENTION DU SAVOIR
Garantir la qualité des savoirs disponibles, qu’il s’agisse de leur pertinence sur le fond ou de leur structure pédagogique, permet d’obtenir de bons taux de complétion, d’augmenter le nombre de formations suivis par apprenants, et de développer chez eux un réflexe de formation. Autrenécessité ? Adapter en continu les formations au business, ce qui implique de les revisiter, de les compléter, de les améliorer en fonction des feedbacks des apprenants, mais aussi en fonction des résultats terrain, sous forme de REX. Car le business se transforme rapidement, et l’obsolescence des cours est une préoccupation majeure des départements formation. En faisant en sorte que les cours s’enrichissent continuellement au moment de leur lecture, en donnant la possibilité aux experts métiers d’y revenir et de les améliorer, c’est en définitive tout le monde qui en bénéficie : l’expertise business s’améliore, et le savoir s’acquiert plus rapidement.
Comment ? L’INTELLIGENCE COLLECTIVE AU SERVICE DES EXPERTS / FORMATEURS ET DE L’ORGANISATION
Remettre le focus sur le formateur et l’expert métier, c’est justement tout l’enjeu. Comment leur permettre d’améliorer leurs cours pour un maximum d’impact sur leurs apprenants, sans qu’un référent formateur métier soit quotidiennement derrière leur dos ? Développer les feedbacks immédiats au sein de la social learning community qu’elle soit sur plateforme LMS ou lors de ces moments de convivialité apprenante. En plus des interactions sociales continues & des réactions par emojis, le créateur de cours bénéficie directement de tips et d’astuces pour optimiser un cours qui ne fonctionne pas.
LES BÉNÉFICES POUR LE RH / F : RETROUVER UN RÔLE STRATÉGIQUE
En cumulant optimisation continue & démarche d’apprentissage actif, c’est la performance globale de vos équipes qui s’améliore et leur fidélisation. Autre avantage crucial : la chasse à l’obsolescence des contenus en conservant une mise à jour en continu – et optimisée
VERS L’ORGANISATION APPRENANTE QUAND LA FORMATION INSTILLE UNE CULTURE DE L’AMÉLIORATION CONTINUE DANS TOUTE L’ORGANISATION
Au niveau organisationnel, l’impact d’une culture de l’optimisation continue est immense : les experts métiers apprennent à interagir, itérer, optimiser, pour booster l’efficacité opérationnelle des équipes. C’est d’ailleurs un mode de fonctionnement qu’ils appliquent ensuite au quotidien dans leurs propres tâches opérationnelles. Généraliser ces réflexes de planification, d’action, de vérification, et d’action d’amélioration (PDCA) fondés sur les données est un plus pour tout type d’entreprise, car c’est ce qui permet d’optimiser l’intégralité des actions sur des cycles courts. Encore un trait de caractère qui définit l’organisation apprenante.
Clé 4 : DIFFUSER CETTE NOUVELLE APPROCHE DE LA FORMATION DANS TOUTES LES STRATES DE VOTRE ORGANISATION
Vous avez testé cette approche sur une entité test ou une zone pilote. Vous êtes désormais à la tête d’une stratégie RH / Formation décentralisée, qui génère de l’engagement en interne grâce à des formations de qualité. Vous avez retrouvé un rôle stratégique. Il s’agit désormais de déployer cette nouvelle approche de la formation dans toute l’organisation, pour faire en sorte que tout le monde au sein de l’organisation “apprenne à apprendre ensemble” – à grande échelle.
Pourquoi ? LE PASSAGE À L’ÉCHELLE REELLE = LA CLÉ PRINCIPALE POUR DEVENIR UNE ORGANISATION APPRENANTE
Qui dit organisation apprenante dit transformation structurelle et culturelle de l’entreprise. Et pour avoir une chance d’impacter à ce point l’organisation, il va falloir démontrer très clairement que la formation joue un rôle majeur en interne, à la fois :
Comment ? en impliquant un nombre croissant d’individus dans la création de parcours de formation, car si votre initiative reste cantonnée à un petit groupe, peu de chance pour que cela fonctionne ; en générant un maximum d’engagement autour de ces programmes, car c’est une preuve de transformation culturelle concrète ; et en démontrant son impact sur le business de manière générale (en repérant des ROI de la formation), car sans amélioration visible de la performance, la formation ne sera pas prise au sérieux, et pas d’impact probant dans votre communication.
COMMENT ? UNE STRATÉGIE DE LEARNING RÉPLICABLE À GRANDE ÉCHELLE
Le nouveau rôle des équipes Learning & Development (RH / Formation) est donc ici : construire cette stratégie de formation à long terme, et la diffuser dans toute l’organisation. Y arriver implique de mettre en oeuvre une méthodologie globale : en répliquant à l’échelle de l’entreprise ce qui se passe dans de petites cellules d’experts et d’apprenants tests ; en industrialisant la gestion de large volumes d’utilisateurs, en connectant votre plateforme de formation à vos SIRH ; en valorisant voire en récompensant les experts qui créent au quotidien des formations, pour donner envie au reste des collaborateurs de se lancer à leur tour et créer des dynamiques vertueuses. En incluant cette activité aux objectifs passés en revue lors de l’entretien annuel de performance et de développement professionnel !
IMPLEMENTATION : PASSEZ À L’ÉCHELLE EN TRANSFORMANT 5 % DE VOS APPRENANTS EN CRÉATEURS DE FORMATIONS
Si vous augmentez le nombre de créateurs de cours à travers des moments plaisant de tutorat ou sur votre plateforme de formation, vous allez mécaniquement inscrire la formation comme un incontournable en interne. Pour ce faire comme vu dans la clé 1 vous devrez intensifier la détection et la valorisation des experts. Cela permet aux équipes Learning & Development de valider la parution des formations et de rester décisionnaires de la nature et de la quantité de cours placés au catalogue interne. Vous pouvez développer des mécaniques de droits d’auteur, leur offrir une visibilité en dehors du cercle naturel de la communauté et la possibilité d’avoir une visibilité sur le web auprès de leurs pairs.
En diffusant cette nouvelle approche de la formation, en tant que promoteur de talents vous devenez l’architecte de l’université interne
LES BÉNÉFICES POUR LE LEARNING & DEVELOPMENT FAIRE DE LA FORMATION UN OUTIL D’EXCELLENCE OPÉRATIONNELLE RECONNU EN INTERNE
De l’onboarding à la formation métier, du change management à la maîtrise des outils et des process, du développement des compétences à la formation à un nouveau métier, l’explosion des formations créées en interne permet aux équipes Learning & Development de concevoir des parcours sur-mesure, et ce pour de très larges populations d’individus. C’est également en filigrane l’automatisation des process RH et leur accélération qui se dessine : grâce à l’intégration avec les Talent Management suites et la réduction du time-to-train, les collaborateurs sont plus rapidement onboardés et plus rapidement opérationnels. Ce qui fait gagner un temps précieux aux équipes Learning & Development, qui peuvent se focaliser sur le développement de nouvelles compétences, ou la formation à de nouvelles méthodologies de travail (design thinking, open innovation… bref, de quoi doper la culture d’innovation en interne). En permettant d’optimiser l’intégralité des process et des tâches opérationnelles au quotidien, les équipes Learning & Development contribuent in fine à améliorer les performances de toute l’entreprise.
VERS L’ORGANISATION APPRENANTE LA MISE EN PLACE D’UN NOUVEAU MODÈLE ORGANISATIONNEL, GÉNÉRATEUR D’AGILITÉ ET D’INNOVATION
En généralisant en interne une culture du partage de connaissance, en instiguant à chacun le goût d’apprendre et de se développer au contact des meilleurs experts internes, cette nouvelle approche de la formation jette les bases d’une nouvelle culture organisationnelle, centrée sur l’amélioration continue et l’innovation. L’étape suivante ? Transformer la culture managériale. Plusieurs référents experts métier l’ont bien compris : pour obtenir une promotion chez eux, il faut désormais avoir contribué à la base de connaissances et être un leader reconnu sur son domaine d’expertise.
Les exemples de ce type de dynamique vertueuse sont légions chez certains clients dont je traverse les organisations à travers des dispositifs de formation et d’accompagnement. Un peu de story telling..L’un d’entre eux, qui compte quelques centaines de salariés, est ainsi spécialisé dans le développement numérique. Début 2019, l’équipe dirigeante soutenue par les équipes formations ont commencé pour la première fois à former les équipes aux soft skills, en confiant la responsabilité de la création des cours aux experts métier. Le résultat ne s’est pas fait attendre : à l’issue du parcours de formation, des brainstormings organisés par les BU Managers ont permis de mettre au point une nouvelle manière de communiquer, se donner du feedback, alléger les tensions inter BU, coopérer et co construire des
solutions encore plus innovantes, qui augmente au final de 30 % la performance de certaines de leurs applications développées. Une fois industrialisé, ce nouveau process a permis d’économiser des millions à l’entreprise sur ses différents projets de développement. Une belle preuve de l’impact du Learning & Development quand il est décentralisé, communautaire et fortement ancré dans le business !
CONCLUSION
L’ORGANISATION APPRENANTE, LA CLÉ POUR REDONNER UNE PLACE STRATÉGIQUE AU LEARNING & DEVELOPMENT
Nous l’avons déjà souligné, les RH et la formation souffrent parfois d’une mauvaise réputation au sein des entreprises, car il est perçu comme trop éloigné de la réalité opérationnelle. Le modèle de l’organisation apprenante bouleverse cela, en transformant le rapport au savoir en interne, en remplaçant les experts et les formateurs au centre du jeu et en améliorant drastiquement le ROI des initiatives de formation. C’est l’occasion rêvée pour redonner toute sa place à la formation et au développement, en permettant aux équipes Learning & Development de devenir les architectes d’un nouveau modèle organisationnel. Mais cela suppose de transformer votre vision de la formation. Voici quelques règles à suivre, simples mais pleines de bon sens, que nous avons empruntées à certains de ces clients afin de les partager avec vous :
- La formation doit être intéressante et captivante : de la pertinence des cours à la possibilité de gamifier l’apprentissage, utilisez toutes les modalités pédagogiques qui permettront d’engager les publics apprenants – et de les faire revenir !
- La formation doit être contemporaine et adaptée aux usages des participants : rendez la formation pratique !
Adaptez vos outils aux derniers standards du web ou du mobile. Ne donnez aucune mauvaise excuse à vos publics pour ne pas se former en éliminant toutes les frictions technologiques. La clé pour attirer les collaborateurs, même les plus jeunes - La formation doit être disponible et inclusive : ne vous cantonnez pas aux programme d’intégration (ou onboarding) ou de formation métier. Permettez à n’importe qui en interne de pouvoir se former, sur de nouvelles méthodologies, pas seulement sur les hard skills mais aussi sur les soft skills ou sur du développement personnel par exemple.
- La formation doit compter : si elle n’est ni évaluée, ni récompensée, la formation sera perçue comme vaine. Valorisez l’acquisition de nouvelles compétences et le partage de bonnes pratiques plus que les résultats.
- Autre point crucial ? Faire la pédagogie du modèle de l’organisation apprenante en interne ! Pour cela, pas de secret : il vous faudra communiquer, pour tenter d’inscrire la transformation en organisation apprenante comme l’une des valeurs de l’entreprise, en en soulignant les bénéfices.
- Dernier point capital : l’implication de l’équipe dirigeante des managers, création d’un message clair et campagnes de communication : ces briques sont essentielles pour asseoir la portée de votre message.
Prochaine étape ? Former, évidemment ! Grandes sont les chances pour qu’au lendemain de votre campagne de communication, certains collaborateurs soient demandeurs et prêts à créer des contenus. Prévoir une formation simple pour toutes les personnes qui souhaitent se lancer permet de lancer rapidement la machine, en leur inculquant les bases pédagogiques et en les familiarisant avec les process de création, en les inscrivant à une formation de formateur occasionnel par exemple. Enfin, il vous faudra réfléchir à la valorisation des collaborateurs qui produisent des cours. Une récompense va motiver l’auteur à créer des nouveaux contenus et ses collaborateurs à suivre son exemple. Gratification financière, reconnaissance par les supérieurs, challenges, prix, témoignages… Les ressorts sont nombreux pour mener à bien cette tâche essentielle : remercier et reconnaître l’apport de chaque collaborateur.
C’est pour cela que cette vision engageante de l’entreprise apprenante, remet enfin les services formation, les experts et les formateurs au coeur du projet de formation – et ce, à grande échelle. Si vous vous intéressez au thème du futur du travail, vous avez déjà forcément croisé ces évocations d’organisations apprenantes, agiles, qui travaillent à distance, où n’ont pas cours les modèles hiérarchiques traditionnels et où le partage de connaissances, de REX et de bonnes pratiques joue un rôle majeur. Très en vogue dans le milieu des start-ups, ce type de modèle présente également bien des avantages pour les grandes entreprises, puisqu’il permet d’aller plus vite en décloisonnant l’innovation, de souvent générer de meilleures performances, et également d’attirer et de retenir les meilleurs talents, que la culture corporate traditionnelle ne fait plus rêver. Le modèle de l’organisation apprenante n’est pas un mythe : c’est déjà une réalité. En transformant progressivement le rapport au savoir en interne, c’est un changement de culture beaucoup plus profond qui s’esquisse, faisant des équipes Learning & Development des pionniers dans la mise en œuvre de ces modèles organisationnels.
Alors, à vous de jouer maintenant, et n’hésitez pas à nous contacter pour savoir par où commencer !
Article rédigé par Patrick FORGEAS
Consultant formateur partenaire d’Actinuum
