Comment animer une réunion efficacement ?

Les réunions constituent un outil indispensable pour la bonne gestion d’un projet. Elles facilitent la communication au sein d’une équipe de travail et d’une entreprise. C’est un outil de management qui peut paraître simple de loin. En réalité, c’est bien plus technique que l’on pense. Alors, comment animer une réunion efficacement pour elle soit productive ? Plusieurs règles sont de rigueur !

Selon le baromètre annuel Wisembly/IFOP, les cadres passent en moyenne 24 jours par an en réunion, soit près de 5 semaines. 80% des réunions durent plus d’une heure, établissant la moyenne à 1h20. Une durée plutôt longue lorsque l’on constate que les cadres font 3 réunions par semaine, en moyenne.

Comment préparer une réunion ?

Première étape, il faut prévoir un CQQCOQP. Qu’est ce qui se cache derrière cet acronyme ?

• Combien : Combien de temps dure la réunion ? combien de temps durent chaque intervention ?
• Qui :  Qui est convié à cette réunion ? Qui intervient lors de celle-ci ?
• Quoi : Thème(s) ? Objectif(s) ? Livrable(s) ?
• Comment : Déroulement des interventions : travail préalable et/ ou matériel nécessaire ?
• Où : quelle salle de réunion ? Est-elle réservée ? En visioconférence ?
• Quand : à quelle date ? à quelle heure ?
• Pour quoi : Sens ? A quoi/ qui ça sert ?

Comment bien commencer une réunion ?

Il faut bien noter que les 3 premières minutes d’une réunion sont les plus importantes. Elles permettent d’imposer la crédibilité et le leadership de l’animateur. Elles permettent aussi de présenter l’animateur, les différents participants, le thème de la réunion, et la raison pour laquelle tout le monde est réuni.

Voici un mini sommaire qu’on vous conseille pour une introduction de réunion réussie et que son efficacité soit maximale :

1. Une accroche positive et choc, qui permettra de capter l’attention de tout le monde dès le début (une anecdote par exemple, ou encore une référence etc)
2. L’objectif de la réunion, pour que tout le monde comprenne quel est le but et ce sur quoi il faut se concentrer
3. L’ordre du jour & le timing (le sommaire de la réunion)
4. Et pour finir, l’organisation et la distribution des rôles (l’organisation être représentée sous formes de “règles” par exemple : pas le droit d’utiliser les téléphones, éviter les messages etc)

Pour animer une réunion efficacement, il y a plusieurs rôles à affecter aux participants. Voici les 4 principaux rôles :

1. L’animateur / organisateur (qui peut ne pas être la même personne)
2. Le scribe, qui se chargera de prendre des notes durant la réunion et fournir un compte rendu rédigé à la fin de celle-ci, à tous les participants
3. Le time keeper, qui s’occupe de la gestion du temps, que certaines interventions ne soient pas trop longues et compromettent les suivantes, et que tous les sujets prévus soient bien évoqués.
4. Et pour finir, le pousse décision (qui peut être la même personne que le time keeper), qui se charge de faire avancer la réunion, de provoquer les réactions afin d’aboutir à des décisions, comme l’indique son nom.

Comment animer une réunion lorsque les participants sont inactifs ?

Un sujet très important qui revient souvent est : l’inertie. Que faire quand les participants sont inactifs, et ne participent pas, ou très peu ?

Dans ce cas de figure, plusieurs astuces existent, mais la solution la plus simple et efficace est de les solliciter : poser des questions simples et ouvertes pour que tout le monde puisse répondre et partager son avis, ou une anecdote, le plus important est que tous les collaborateurs se sentent concernés. C’est pourquoi il est important d’établir un climat de confiance et de valoriser les remarques et idées. Cependant, il faut tout de même veiller au temps de parole de chacun, et demander l’avis de tous les participants, que tous les collaborateurs puissent exprimer leurs idées comme ils le souhaitent, et que toutes les informations devant être délivrées durant cette réunion, le soient.

Animer une réunion efficacement incite à ce que tous les collaborateurs participent. Il est important de :

• Réaliser une synthèse partielle en reformulant
• Remercier pour les interventions pertinentes
• Réguler les interventions (veiller à la durée des prises parole, et de la bienveillance dans les échanges)

Comment conclure une réunion ?

Dernière étape, on va encore procéder avec les 3 dernières minutes. L’animation de celles-ci sont cruciales pour terminer la réunion, et savoir ce qu’on en a retiré. Pour cela il faut d’abord rappeler les conclusions ; quelle est la finalité de cette discussion ? Quelles sont les décisions qui ont été prises ? Quelles informations ont été délivrées ?

Ensuite il faut définir un plan d’action, pour savoir dans quelle direction on part pour arriver à nos objectifs ; qui fait quoi ? et pour quand ?

Par la suite, il faut définir la prochaine réunion et le suivi du plan d’action.
Et pour finir, évaluer la réunion par rapport aux objectifs fixés en amont de la réunion.

En conclusion ultime, nous vous suggérons nos formations destinées à l’efficacité professionnelle.