Le flux d'information à traiter grossit de jour en jour. De plus en plus d’outils pour les gérer et de moins en moins de temps pour le faire. C’est le constat qu'on peut faire en entreprise aujourd'hui. Une étude menée par Opinion-Way a montré que : (1) 74% des cadres considèrent que leur charge de travail a augmenté ces dernières années. (2) 89% considèrent par ailleurs qu’on leur demande de travailler trop. En conséquence : des salariés plus stressés et moins efficaces, avec une Qualité de Vie au Travail qui se dégrade. Le défi des managers est avant tout de reprendre le contrôle de leur quotidien, avant d'aider leurs collaborateurs à mieux gérer leurs priorités, vos priorités… et cela passe par une meilleure organisation personnelle.

JOURNEE EN GROUPE

Trafic et Interruptions

  • Les obstacles à l’efficacité : les voleurs de temps
  • Comprendre le principe du temps masqué, utilisé à la gestion du flux
  • La théorie du poisson et des freins du temps
  • Distinguer zone d’influence, zone de préoccupation et champ d’intervention
  • Le traitement de l’information par le cerveau

Exercice d’application : Règles et limites pour contrecarrer les voleurs de temps (en sous-groupes)

Efficacité et Objectifs

  • L’intérêt de passer d’un mode réactif à proactif
  • La théorie du poisson et des freins du temps
  • Identifier ce qui est prioritaire : la structure de son activité à partir de missions, enjeux, objectifs, contexte professionnel et personnel
  • Décider en fonction de ses priorités : Distinguer l’urgent et l’important et savoir comment agir avec les 4D et la matrice d‘Eisenhower

Exercice d’application :

  • Définir des objectifs en mode OKR
  • Trouver ses Gros Cailloux
  • Comprendre les étapes et l’intérêt du « Lean Office » avec un jeu

Réalisation et Rythme

  • Les pratiques clés
  • L’importance de centraliser l’information dans l’outil calendrier Outlook, Lotus
  • Les actions à mener doivent faire partie du calendrier Outlook, Lotus
  • Transformer l’information en action
  • La mise en place de son plan de classement en fonction de la structure de son activité

Exercice d’application : Démo et application en temps réel de la méthode enseignée (nécessite un PC portable)

Amélioration continue et Délégation efficace

  • La mise en place de son plan de classement en fonction de la structure de son activité
  • L’approche KAIZEN : les 5S, un environnement « clean »
  • Pratiquer le « Management Minute »
  • Ecrire la charte d’efficacité de l’équipe

Exercice d’application :
Concevoir la charte d’efficacité (individuelle et/ou d’équipe)

2H EN INDIVIDUEL sur le poste de travail

  • Vérification de la mise en application de la méthode
  • Mise-en-œuvre du « 5S de bureau » (si pas déjà fait)
  • Vérification ou réalisation du plan de classement informatique et physique

Coaching sur des problématiques spécifiques

Public

Toute personne souhaitant améliorer son organisation personnelle, gagner en efficacité et savoir mieux utiliser l'outil bureautique (Outlook®, Lotus®, …)

Durée

1J présentiel + 1J distanciel

Pédagogie

40% théorie, 60% pratique

Pré-requis

Aucun

Tarif intra-entreprise

Tarif inter-entreprise

Objectifs

  • Identifier et limiter les voleurs de temps

  • Identifier les priorités (Gros Cailloux) et apprendre à se recentrer sur l’important

  • Transformer Outlook® (ou Lotus®) en super-assistant

  • Gagner en temps et efficacité au quotidien

  • Faire gagner du temps à toute son équipe

1 sessions programmées pour cette formation

  • 17 Déc 2018 — 17 Déc 2018

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