Le mois de janvier, c’est celui de toutes les bonnes résolutions, mais pas seulement ! C’est aussi, au sein des entreprises, la période des entretiens annuels et professionnels. Moment parfois anxiogène pour les collaborateurs, chronophage pour les managers, ces entretiens ne sont pas toujours bien vécus, mais surtout, ils s’avèrent souvent sous-exploités. En cause : une méconnaissance du cadre réglementaire d’une part et une confusion entre entretiens annuels et entretiens professionnels.
Il existe fondamentalement deux types d’entretiens mais seul l’entretien professionnel est obligatoire. Et même dans ce cas, des nuances existent.
Il faut alors distinguer l’entretien professionnel qui est obligatoire tous les deux ans, de l’entretien obligatoire approfondi qui revêt une forme spécifique et s’organise tous les 6 ans. Le Code du Travail prévoit par ailleurs un entretien à l’issue de divers congés ou absences. Vous l’aurez compris, ces entretiens professionnels ne doivent pas être confondus avec les entretiens annuels qui ne sont pas obligatoires, sauf exception conventionnelle. Lorsque l’entretien annuel a pour ambition de faire le bilan du travail accompli au cours de l’année écoulée et de faire le point sur les objectifs fixés lors du précédent tête-à-tête, l’entretien obligatoire vise à identifier les perspectives d’évolution du collaborateur, notamment sur le plan des formations et des acquis de compétences.
Obligatoire ou non, annuelle ou bisannuelle, l’organisation de ces entretiens est un moment-clé de la relation entre le manager et ses équipes. Il est donc capital d’en faire un levier de l’efficacité managériale !
Entretiens annuels/ Entretiens professionnels : adopter la bonne posture
Si l’entretien annuel se veut très opérationnel en faisant le point sur l’activité du collaborateur au cours de l’année écoulée, l’entretien professionnel a pour but d’identifier les perspectives d’évolution du salarié en termes de formations, de l’informer sur la validation des acquis de l’expérience.
Dans tous les cas, il s’agit d’un moment d’échange et de partage de ressentis qui ne doit pas être bâclé. Si la loi ne prévoit pas de durée minimale pour ces entretiens, il faut y consacrer du temps et surtout, s’y consacrer pleinement ! Pas question de garder un œil sur les notifications de nouveaux e-mails ou de répondre à un appel téléphonique urgent. La concentration doit être maximale de part et d’autre. Lorsque le collaborateur sent le manager impliqué dans l’entretien, il s’ouvre, se livre, se libère. Alors naissent les conditions d’un échange constructif. Bilan du parcours personnel du salarié, identification des souhaits et besoins en formation, la préparation de l’entretien est essentielle. Il existe sur Internet des trames d’entretiens qui permettent de s’appuyer sur de questions-types et peuvent constituer un soutien intéressant. Mais prudence ! Chaque entreprise connaît ses réalités propres et appliquer un questionnaire trouvé sur Internet sans chercher à le personnaliser constitue une erreur grossière et risque de vous faire passer à côté de l’essentiel : la dimension relationnelle de l’entretien.
Si l’entretien obligatoire prévoit un compte-rendu récapitulant les points-clés identifiés avec le collaborateur et conjointement signé par les deux parties, l’essentiel porte toujours sur les compétences identifiées ainsi que les plans de progrès associés à des mesures concrètes de montée en compétence (formation, entraînement, mentorat, coaching etc.). Prévoir, anticiper, faciliter la projection vers l’avenir, c’est bien davantage que respecter un cadre réglementaire…
Dépasser l’esprit de la loi
Non, les entretiens annuels/professionnels, ne sont pas qu’une formalité ! Puisque vous serez amené à y consacrer du temps (en amont, pendant les entretiens, et en aval de l’entretien), autant les valoriser au maximum pour en faire de véritables leviers d’amélioration de votre management. Comment ? En tentant, en symbiose, avec chaque collaborateur de redéfinir les priorités individuelles sans jamais perdre de vue les objectifs collectifs. L’enjeu, pour le manager, c’est de faire de ces rencontres une opportunité de renforcer la connivence avec chaque collaborateur, individuellement. Votre principal défi ? Ne pas vous positionner seulement comme un censeur des échecs mais en cherchant, par le dialogue, à souligner les points d’amélioration réciproques. Lorsque le manager sait entendre et accepter les critiques, qu’il prend sa part des échecs, des retards, des objectifs non atteints, il s’inscrit mécaniquement dans une recherche d’amélioration collective. Chez Actinuum, nous avons la conviction que pour faire de ces entretiens un temps fort sur le plan managérial, il faut être en mesure d’associer à ce contact direct, des objectifs qualitatifs autant que quantitatifs.
La méthode des OKR permet de réconcilier les temps et le temps long, d’offrir au collaborateur les conditions d’une motivation immédiate tout en ayant une vision des perspectives qui lui sont offertes sur le plan individuel, mais aussi à l’échelle d’une équipe, de l’entreprise dans son ensemble. L’ambition des OKR, c’est de fixer une feuille de route et les entretiens permettent de nourrir ces OKR et d’identifier les actions concrètes, spécifiques et mesurables qui permettront d’atteindre les objectifs fixés. Les compétences identifiées lors de ces entretiens, ainsi que les plans de progrès associés à des mesures concrètes de montée en compétence (formation, entraînement, mentorat, coaching, etc.), peuvent être accompagnées de proposition de prises de responsabilités transverses pour favoriser les initiatives : participation à des groupes de travail, mentorat de jeunes, représentation de l’entreprise dans des partenariats externes.
Ouvrir le champ des possibles, inspirer, donner du sens à l’action individuelle dans un collectif, les entretiens annuels ou professionnels sont un outil précieux. Un outil qui se nourrit d’une ambition partagée. La clé de voûte du dispositif : le manager. Un manager qui incarne un leadership inspirant et affirmé.
C’est la raison pour laquelle Actinuum a développé une formation appelée S’approprier le rôle de manager qui propose notamment d’acquérir méthodes et outils pour animer son équipe au quotidien tout en apprenant à bâtir une approche managériale inspirante, fondé sur les axes People, Project, Planet, les trois valeurs cardinales d’Actinuum, opérateur de (trans)formation !
