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Comment gérer un projet en télétravail ?

16 février 2022

Comment gérer un projet en télétravail

Depuis l’arrivée de la crise sanitaire, les entreprises sont contraintes d’adopter le télétravail. Pour certaines, il s’agit d’une opportunité structurelle. Inconvénient pour certains et avantage pour d’autres, elles s’entendent sur un point commun : travailler en présentiel ou en télétravail n’est pas la même chose. Il faut adapter sa méthode de travail pour que le résultat soit le même et que les objectifs soient atteints dans les mêmes délais. Pour qu’il n’y ait pas de différence dans les résultats, plusieurs points sont importants. Ils seront utiles pour gérer un projet en télétravail.

Les outils pour une bonne gestion de projet en télétravail

Des outils collaboratifs

Tout d’abord, l’importance des outils et logiciels collaboratifs. À distance, il faut que la communication entre les différents collaborateurs soit la plus fluide possible en visio, au téléphone ou par email. L’utilisation d’outils comme Asana ou Trello permet de voir les tâches effectuées par les autres collaborateurs, leurs avancées, et leurs diverses demandes. La gestion documentaire est un point clé de ce travail collaboratif quand on gère un projet en télétravail. Via un espace partagé (Microsoft Sharepoint, Google Drive, …), il est essentiel d’avoir une classification des dossiers qui sont accessibles en libre accès (si vous avez biensûr les droits). Fini l’éternel appel ou email pour te demander où se trouve le document et s’il s’agit de la bonne version. Cela permet d’avoir une organisation efficiente et centrée sur l’atteinte des objectifs du projet.

La planification

La planification est un enjeu majeur en gestion de projet. Au quotidien, il est important de gagner du temps dans la planification des réunions hebdomadaires. Chaque membre de l’équipe projet devrait rendre disponible son agenda en ligne. Chacun aura ainsi accès au calendrier des uns et des autres avant de proposer un créneau pour une réunion. Les outils les plus utilisés sont ceux liés à votre agenda (Microsoft Outlook ou Teams, Google Calendar, …). Vous partagez des créneaux disponibles (ex : Doodle). Vous pouvez aussi laisser la possibilité de bloquer directement un créneau dans votre agenda (ex : Calendly).

Une communication instantanée

Selon la nature des projets à gérer et/ou de votre secteur d’activité, il est également pertinent d’avoir un chat ouvert en permanence avec tous les membres de l’équipe. Ainsi si quelqu’un a un problème ou une question à poser, il n’a qu’à la mettre dans l’espace de chat en ligne. L’outil favori des équipes informatiques ou des startup reste « Slack ». Outre le chat par canal de discussion, il vous permet également d’automatiser des tâches.

Des objectifs clairs pour une gestion de projet plus efficace en télétravail

Le dernier conseil est que vos objectifs doivent être clairs. Même si on fait de son maximum pour que la communication ne soit pas entachée en télétravail, vos échanges sont moins fréquents que dans un bureau. Il est alors primordial que les objectifs soient précis et compris par chacun. Nous évitons ainsi les moments de latence.

Avec un outil comme Nutcache, il est possible de mettre en place une liste de tâches à accomplir. Vous pouvez même bonifier cette liste, que ce soit en ajoutant des sous-tâches à chaque tâche ou en sélectionnant la priorité du travail à réaliser (faible, normale, moyenne et élevée).

Pour cela, la méthode SMART est une bonne technique.

La communication : un indispensable pour gérer un projet en télétravail

Des réunions efficaces

Pour faciliter la communication, il est également primordial de préserver le lien social. Sans tomber dans la réunionnite, il est nécessaire de faire des réunions régulièrement. Faire des réunions leur permettra d’abord de rester organisés, de savoir qui avance sur quelle mission et de connaître les points bloquants. Nous vous recommandons par exemple d’organiser quotidiennement des « Daily Meeting ». Inspiré des méthodes agiles, il s’agit d’une réunion au temps limité (15 à 30 min) où chacun peut faire un retour de la journée précédente et/ou de ses objectifs du jour.

Des réunion au service du lien dans le projet ou l’entreprise

Afin que les collaborateurs ne se sentent pas démotivés, il faut préserver leur sentiment d’appartenance à une équipe et de préserver le lien. Il est important de faire une réunion par semaine. Cette réunion réunit toutes les équipes. Elle peut être organisée sans sujet particulier. Dans une dynamique d’interaction, chacun est libre d’utiliser son temps de parole pour parler de son projet, des situations rencontrées dans la semaine, de son bien-être professionnel, …

Certaines entreprises organisent même une réunion pré week-end qui annonce le départ en week-end et clôture la semaine sur un bon point. Ce qui permet de préserver une bonne entente au sein d’une équipe en télétravail, c’est de ne pas se limiter aux échanges professionnels. En entreprise, nous sommes souvent amenés à parler autour d’une pause café ou carré de chocolat. Il est important de garder ces moments-là même en télétravail. Cela s’applique aux collègues et au clients. En effet, il est primordial de savoir garder le lien avec les clients. Toutes les relations professionnelles doivent suivre le même processus que lorsqu’on est en entreprise.

Cependant, il est important que tout le monde joue le jeu durant ces réunions. Il n’est pas bon de faire simplement acte de présence. Même à distance, il faut avoir une réelle organisation. La principale méthode est de mettre en place quelques règles simples (par exemple, que tout le monde allume sa caméra, ne pas faire autre chose à côté …).

NB : si vous avez besoin de mettre à niveau vos connaissances en lien avec cet article, nous vous proposons de regarder ces 3 formations: fondamentaux de la gestion de projet, gestion d’un projet numérique et manager à distance.  

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