I.            Finalité du poste

L’assistant(e) assure l’interface entre la Direction Commerciale, l’équipe de Formation/Conseil et veille à la liaison permanente avec la Comptabilité.

II.         Activités principales

Types : 

• Anticiper et gérer tout dysfonctionnement
• Assistance administrative et commerciale des prospects et clients
• Management de la logistique
• Enregistrement des commandes
• Convocation formateurs et stagiaires
• Compilation et édition des dossiers
• Recueil des informations relatives à la facturation et aux documents d’appréciation
• Mise à jour de la plateforme de formation et des tableaux de bord de suivi de l’activité

III.      Activités secondaires

Types : 

• Participation aux réunions de coordination
• Relances clients
• Relation organismes collecteurs
• Mise à jour documentation réglementaire (bilan pédagogique etc.)
• Résolution litiges

 

IV.       Compétences

• Organisationnelles (Propreté des lieux, disponibilités et qualité des fournitures de formation, Respect de la réglementation d’accueil du public, Respect des consignes par les formateurs)
• Ecoute et conseil (Expression orale et écrite, qualité d’information et de suivi pré-post formation)
• Coordination (Administration des dossiers stagiaires/entreprise, administration formateur, récolte des documents de facturation, management de la logistique des sessions de formation)
• Analyse de la satisfaction client
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Gestion des priorités et réactivité
• Communication orale et écrite
• Respect des engagements
• Autonomie et reporting au Directeur Général

 

V.          Personnel

• Autonomie
• Capacités relationnelles
• Respect des engagements
• Connaissance de l’offre de formation standard
• Contexte législatif de la formation/Modes de financement
• Adaptation aux outils (ERP formation, tableaux de bord de suivi de l’activité, sharepoint etc.)

 

VI.       Formation

• Niveau bac+2 ou plus BTS gestion d’entreprise, Secrétariat commercial
• Expérience administrative du domaine de la Formation

 

VII.    Connaissances

• Maitrise de la bureautique
• Maitrise de l’ERP
• Contexte législatif Formation

 

VIII.  Relations internes et externes

• Externes : Clients, Organismes collecteurs, Fournisseurs
• Internes : Direction des Opérations, Direction Commerciale, Comptabilité, Consultants formateurs et conseils

 

Type de contrat : CDI ou CDD selon les profils

Période : ASAP

Rémunération : selon le profil

Horaires : 9h30-12h30 – 13h30-17h30

Lieu de Travail : 5 Avenue Messine – 75008 Paris.

Possibilité de travailler partiellement en HomeOffice / Télétravail.

 

Envoyez nous votre candidature par email à : fschmidt@actinuum.com – en indiquant en Objet « Candidature GESTIONNAIRE DE FORMATION  / 2019 »

Date limite de réponse : 12/07/2019