Emploi repère Gestionnaire formation et site
Famille métier Administration des ventes

 

I.            Finalité du poste

L’assistant(e) assure l’interface entre la Direction Commerciale, l’équipe de Formation/Conseil et veille à la liaison permanente avec la Comptabilité.

II.         Activités principales

Types Autonomie
·       Anticiper et gérer tout dysfonctionnement 6 (DG)
·       Assistance administrative et commerciale des prospects et clients 6
·       Management de la logistique 7
·       Enregistrement des commandes 7
·       Convocation formateurs et stagiaires 7
·       Compilation et édition des dossiers 7
·       Recueil des informations relatives à la facturation et aux documents d’appréciation 7
·       Mise à jour de la plateforme de formation et des tableaux de bord de suivi de l’activité 7

III.      Activités secondaires

Type Autonomie
·       Participation aux réunions de coordination 4
·       Relances clients 2 (DC)
·       Relation organismes collecteurs 1 (DC)
·       Mise à jour documentation réglementaire (bilan pédagogique etc.) 6 (DG)
·       Résolution litiges 1 (DC/DG)

IV.       Compétences

  • Organisationnelles (Propreté des lieux, disponibilités et qualité des fournitures de formation, Respect de la réglementation d’accueil du public, Respect des consignes par les formateurs)
  • Ecoute et conseil (Expression orale et écrite, qualité d’information et de suivi pré-post formation)
  • Coordination (Administration des dossiers stagiaires/entreprise, administration formateur, récolte des documents de facturation, management de la logistique des sessions de formation)
  • Analyse de la satisfaction client
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Gestion des priorités et réactivité
  • Communication orale et écrite
  • Respect des engagements
  • Autonomie et reporting au Directeur Général

V.          Personnel

  • Autonomie
  • Capacités relationnelles
  • Respect des engagements
  • Connaissance de l’offre de formation standard
  • Contexte législatif de la formation/Modes de financement
  • Adaptation aux outils (ERP formation, tableaux de bord de suivi de l’activité, sharepoint etc.)

VI.       Formation

  • Niveau bac+2 ou plus BTS gestion d’entreprise, Secrétariat commercial
  • Expérience administrative du domaine de la Formation

VII.    Connaissances

  • Maitrise de la bureautique
  • Maitrise de l’ERP
  • Contexte législatif Formation

VIII.  Relations internes et externes

  • Externes : Clients, Organismes collecteurs, Fournisseurs
  • Internes : Direction des Opérations, Direction Commerciale, Comptabilité, Consultants formateurs et conseils

 

Type de contrat : CDD – Contrat à Durée Déterminée

Période : 1er octobre au 21 décembre 2018

Rémunération : 1500 € Net

Horaires : 9h30-12h30 – 13h30-17h30

Lieu de Travail : 5 Avenue Messine – 75008 Paris

 

Envoyez nous votre candidature par email à : fschmidt@actinuum.com – en indiquant en Objet « Candidature CDD / 2018 »

Date limite de réponse : mercredi 26 septembre 2018 (inclus).